Прежде всего, поговорим о том, что в современном российском праве понимается под термином «документ», и откуда это название происходит. Под ним понимается любой материальный носитель с зафиксированной на нем графической, звуковой либо текстовой информаций, снабженный реквизитами, позволяющими его идентифицировать. А ведет свою историю этот термин еще из римского права. На латыни слово «documentum» означало «образец», или же «свидетельство».
В юриспруденции вообще ив правоприменительной практике в частности используется просто ошеломляющее количество самых разных документов, каждый из которых имеет определенное правовое значение. Среди таковых можно назвать акты, балансы, договоры, жалобы, заявления, иски, письма деловые, отчеты, оферты публичные, протоколы, решения, сводки, справки, и это еще далеко не полный их перечень. Подлинность официальных документов заверяется подписями составивших и утвердивших их должностных лиц, печатями и/или штампами. Документы, составленные в электронном формате, подписываются электронными же подписями – простыми и квалифицированными (защищенными). Подлинность документов, составленных гражданами, например – жалоб, заявлений, в том числе исковых, расписок – заверяется только их подписями.
Когда составляются документы, предназначенные для внешнего обращения (к примеру, всевозможные справки), или для исполнения внутри какой-либо государственной, коммерческой или муниципальной структуры (например, приказы), то они подлежат тщательной и неоднократной проверке, в том числе и работниками юридических служб.
И тем не менее отдельные ошибки в их оформлении все равно допускаются.
Наиболее типичными из них являются нижеследующие:
1). Неточное указание наименования составленного документа. Например, он был назван соглашением, хотя фактическое его содержание соответствует грамотному составленному акту. Такое зачастую бывает при двусторонней приемке продукции или товара.
2).Оформление и содержание документа не соответствует требованиям нормативного акта, регламентирующего эти вопросы. Допустим, исковое заявление вместо формы, четко установленной ГПК России, написано примерно так: «Я, Хренов Иван Петрович, житель села Горбунки, прошу суд строго наказать Пукина Макара Семеновича, который занял у меня
деньги на бутылку водки и не отдает их до сих пор, и заставить его вернуть мне занятые деньги». Да-да, в судебной практике встречается и такое.
3). Документ официального характера составлен на ненадлежащем материальном носителе – вместо стандартного листа бумаги использованы листки из школьных тетрадей, термобумага для факсов, и так далее, что является грубым нарушением действующих российских стандартов делопроизводства.
4). Наличие в тексте документа различных стилистических погрешностей и нарушение в нем правил языка изложения – нарушение правил орфографии, пунктуации и синтаксиса. Это непроизвольно вызывает негативное отношение к отправителю документа у тех людей, которым он адресован.
5). Отсутствие в документе всех необходимых реквизитов: например, не указана дата его составления, отсутствует исходящий номер, нет всех необходимых виз и подписей, не проставлены оттиски положенных печатей и штампов.